Facturación de Matriculas
Facturación de Matrículas
Tabla de contenidos
Introducción
Resumen de funcionalidades
Detalle de funcionalidades
Configuración del método de facturación
Creación y gestión de matrículas
Generación y gestión de facturas
Glosario
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. Introducción
El sistema de facturación de matrículas permite definir, configurar y gestionar la facturación de inscripciones (matrículas) en cursos y grupos académicos. El objetivo principal es facilitar la división de importes en matrículas únicas y cuotas periódicas, además de ofrecer flexibilidad en la personalización de los métodos de pago según las necesidades de cada grupo académico o curso.
2. Resumen de funcionalidades
Configuración del método de facturación en cursos y grupos académicos.
Personalización del importe de matrícula y reparto en cuotas.
Asignación y modificación de condiciones de facturación por matrícula.
Generación automática de líneas de factura al matricular.
Gestión y modificación de facturas en estado borrador.
Confirmación y seguimiento de facturas asociadas a matrículas.
3. Detalle de funcionalidades
3.1 Configuración del método de facturación
Descripción general:
Permite establecer el método de facturación que se aplicará a las matrículas de un curso o grupo académico. Puede configurarse tanto en el curso como en el grupo académico. Si el método se define en el curso, se transfiere al grupo académico al crearlo. Si ya existe el grupo académico, el método puede ajustarse en sus opciones.
Opciones y configuraciones:
Indicación del importe de matrícula y del importe total del curso.
Definición del importe a dividir en cuotas y número de cuotas.
Posibilidad de realizar configuración individual para cada matrícula.
Datos requeridos:
Importe de matrícula.
Importe total del curso o grupo académico.
Número de cuotas (si aplica).
Resultados esperados:
Establecimiento de las condiciones de facturación para las matrículas futuras en el curso o grupo académico.
Visualización de un resumen del método en la sección correspondiente.
Restricciones o límites:
Si el importe de matrícula es igual al importe total, no se generan cuotas adicionales.
No se pueden modificar importes ya facturados, solo aquellos en estado borrador [1].
3.2 Creación y gestión de matrículas
Descripción general:
Permite inscribir a un alumno en un curso o grupo académico, eligiendo entre los métodos de facturación predefinidos o personalizando las condiciones de pago para esa matrícula específica.
Opciones y configuraciones:
Selección del alumno a matricular.
Elección del grupo académico y del método de facturación.
Modificación manual de importe de matrícula, cuota y número de cuotas.
Posibilidad de establecer descuentos o condiciones personalizadas (por ejemplo, menor importe de matrícula, más cuotas, etc.).
Datos requeridos:
Alumno a matricular.
Curso y grupo académico correspondiente.
Importe de matrícula, total y cuotas.
Resultados esperados:
Generación automática de líneas de facturación asociadas a la matrícula.
Visualización de las facturas previstas y sus fechas de emisión.
Restricciones o límites:
El sistema solo genera cuotas cuando el importe de matrícula es inferior al total.
Si la suma de matrícula y cuotas es inferior al importe total, el sistema ajusta los importes para distribuir la diferencia.
La finalización del grupo académico impide nuevas matriculaciones [1].
3.3 Generación y gestión de facturas
Descripción general:
Permite la creación automática de facturas en estado borrador según las condiciones definidas en la matrícula. Las facturas pueden confirmarse individualmente y se puede modificar el plan de cuotas antes de la confirmación.
Opciones y configuraciones:
Emisión de facturas totales o parciales (ejemplo: importe inicial y varias cuotas).
Ajuste de fechas de emisión para cada factura.
Modificación manual de cuotas o importes en el estado borrador previo a la confirmación.
Revisión y regeneración de facturas si se modifica la tabla de cuotas.
Datos requeridos:
Fechas de emisión de las cuotas.
Importe de cada factura o cuota.
Resultados esperados:
Creación de facturas en estado borrador para validación.
Confirmación y conversión de facturas a estado definitivo.
Visualización del estado de facturación de cada matrícula, incluyendo importes ya facturados y remanentes por facturar.
Restricciones o límites:
No es posible modificar facturas ya confirmadas; solo se modifica lo que está en borrador.
La regeneración de facturas es necesaria tras modificar la tabla de cuotas en borrador.
Los importes ya facturados no son editables desde la matrícula [1].
4. Glosario
Matrícula: Proceso de inscripción de un alumno en un curso o grupo académico.
Grupo académico: Conjunto de alumnos inscritos en un período o curso específico.
Método de facturación: Esquema que define cómo se reparte el pago de una matrícula entre importe inicial y cuotas.
Factura en borrador: Factura generada automáticamente que aún no ha sido confirmada ni emitida de manera definitiva.
5. Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué sucede si el importe de matrícula y el total son iguales?
No se generan cuotas. Se realiza un único cobro por el importe total [1].
¿Puedo modificar las condiciones de una matrícula después de confirmar alguna factura?
Solo es posible modificar las cuotas e importes de las facturas que sigan en estado borrador. Las facturas ya confirmadas no pueden ser editadas [1].
¿Es posible generar facturas con diferentes fechas de emisión?
Sí, se pueden definir las fechas de emisión para cada cuota o cada factura generada por la matrícula [1].
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