Proceso de Matriculación y Expedientes Académicos
Proceso de Matriculación y Expedientes Académicos
Tabla de Contenidos
Introducción
Resumen de funcionalidades
Matriculación de alumnos en cursos
3.1 Creación y selección de alumnos
3.2 Asociación a empresas
3.3 Selección de curso y grupo
3.4 Condiciones de facturación en la matrícula
Gestión de expedientes académicos
Glosario
Anexos
1. Introducción
El presente documento describe las funcionalidades principales relativas al proceso de matriculación de alumnos en cursos y la gestión asociada de expedientes académicos, facilitando a los usuarios finales la comprensión de los datos requeridos, las opciones disponibles y los resultados derivados de su uso en el sistema de gestión de formación.
2. Resumen de funcionalidades
Matriculación de alumnos en cursos.
Creación y gestión de alumnos como contactos.
Asociación de alumnos a empresas y contactos relacionados.
Gestión de condiciones de facturación en la matrícula.
Visualización y consulta del expediente académico del alumno y de sus asignaturas.
3. Matriculación de alumnos en cursos
3.1 Creación y selección de alumnos
Descripción general:
Permite buscar un alumno existente o crear uno nuevo para posteriormente proceder a realizar la matrícula en un curso.
Opciones y configuraciones:
Búsqueda de alumnos existentes por nombre.
Creación de un nuevo alumno con datos mínimos (nombre), con opción de ampliar información (dirección, teléfono, correo electrónico, contactos adicionales como tutor).
Datos requeridos:
Nombre del alumno (dato obligatorio para crear el registro).
Información adicional opcional: dirección postal, número de teléfono, correo electrónico, contactos y direcciones relacionadas.
Resultados esperados:
Creación del alumno en el sistema y disponibilidad para ser seleccionado en procesos posteriores.
Restricciones o límites:
Sin datos obligatorios adicionales para la creación básica aparte del nombre.
La creación de información adicional es opcional en el momento inicial.
3.2 Asociación a empresas
Descripción general:
Asignación opcional de una empresa al alumno, permitiendo gestionar su relación dentro del sistema.
Opciones y configuraciones:
Asociación del alumno a una empresa buscándola dentro del sistema.
Datos requeridos:
Selección de empresa (solo si aplica).
Resultados esperados:
El alumno queda vinculado a una empresa para finalidades de gestión administrativa o académica.
Restricciones o límites:
No es obligatorio asociar el alumno a una empresa.
3.3 Selección de curso y grupo
Descripción general:
Permite seleccionar el curso en el que se va a matricular el alumno, así como el grupo académico correspondiente.
Opciones y configuraciones:
Selección entre los cursos disponibles en el sistema.
Elección del grupo académico dentro del curso (si hay más de uno).
Datos requeridos:
Curso a matricular.
Grupo académico (en caso de existir varios).
Resultados esperados:
El alumno queda asignado al curso y al grupo seleccionado.
Restricciones o límites:
Si sólo existe un grupo en el curso, la selección es automática.
3.4 Condiciones de facturación en la matrícula
Descripción general:
Control de los requisitos de métodos de facturación para la matrícula de alumnos, en función del tipo de curso.
Opciones y configuraciones:
Permitir o no la matriculación sin método de facturación, según sea definido por el curso.
Datos requeridos:
Método de facturación (si el curso lo requiere).
Si no se requiere, puede matricularse sin este dato.
Resultados esperados:
El alumno queda matriculado bajo las condiciones establecidas para el curso.
El método de facturación (si se requiere) queda asociado a la matrícula.
Restricciones o límites:
Algunos cursos exigen obligatoriamente la selección de un método de facturación para confirmar la matrícula.
Otros cursos permiten la matrícula sin este dato.
4. Gestión de expedientes académicos
Descripción general:
Permite la generación, consulta y visualización del expediente académico del alumno, detallando cursos, asignaturas, y toda la información relacionada a su proceso educativo.
Opciones y configuraciones:
Consultar el expediente académico global del alumno.
Acceder al expediente de cada asignatura por separado.
Datos requeridos:
Identificación del alumno para la consulta de su expediente.
Resultados esperados:
Visualización de la matrícula del alumno en los distintos cursos y asignaturas.
Acceso a información de evaluaciones, gestión académica, faltas y unidades formativas cursadas.
Restricciones o límites:
La evaluación de un curso o asignatura estará disponible solo cuando esté completa la información académica correspondiente.
Cada asignatura tiene su propio expediente dentro del módulo o curso correspondiente.
5. Glosario
Matrícula: Registro del alumno en un curso y/o grupo académico.
Expediente académico: Conjunto de registros que refleja la información académica y administrativa de un alumno en relación con los cursos y asignaturas cursadas.
Método de facturación: Forma administrativa y financiera que puede ser requerida por determinados cursos para la matriculación.
Unidad formativa: Segmento o parte de una asignatura dentro de un módulo de curso.
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